Privacyverklaring

1. Wie we zijn

Ranto maakt websites en software voor vakmensen. Ranto is een handelsnaam van Atra E-Commerce Solutions. Voor de gegevens die we op deze site en voor onze eigen klanten verwerken, zijn wij verantwoordelijk.

Heb je een vraag over je gegevens? Mail naar info@ranto.nl of bel ons.

2. Voor wie deze verklaring is

• Voor iedereen die ranto.nl bezoekt.
• Voor vakmensen die een gratis ontwerp aanvragen, ons een bericht sturen of ons bellen.
• Voor vakmensen die klant zijn bij Ranto en hun medewerkers.

Ben je klant van een vakman die met Ranto werkt, bijvoorbeeld omdat je een offerte kreeg of een aanvraag deed op zijn website? Dan is die vakman verantwoordelijk voor je gegevens en werken wij in zijn opdracht. Lees daarover hoofdstuk 9.

3. Welke gegevens we verwerken

Als je een gratis ontwerp aanvraagt

Je naam, de naam van je bedrijf, je vak, de plaats waar je werkt, je telefoonnummer of e-mailadres (of allebei), het adres van je huidige website, of je liever gebeld of gemaild wordt, en wat je er zelf bij schrijft.

Als je ons een bericht stuurt

Je naam, de naam van je bedrijf als je die invult, je telefoonnummer of e-mailadres (of allebei) en je bericht. Bel of mail je ons, dan noteren we wat nodig is om je te helpen.

Als je de gratis vindbaarheidscheck doet

De naam van je bedrijf, je vak, je plaats, het adres van je website als je dat invult, je naam en je telefoonnummer of e-mailadres. Om de check te doen, zoeken we je bedrijf op bij Google: de naam van je bedrijf, je vak en je plaats gaan als zoekopdracht naar Google Maps, en het adres van je website naar de snelheidstest van Google. Wat Google daarover openbaar laat zien, zoals je sterren, het aantal reviews en je plek in de zoekresultaten, zetten we in je uitkomst. De uitkomst en je gegevens komen als aanvraag bij ons in het CRM.

Als je chat met Nora

Nora is onze digitale assistente: een AI, geen mens. We bewaren wat je in de chat schrijft en wat Nora antwoordt, en wat je haar vertelt, zoals je naam, telefoonnummer, plaats of een moment dat je uitkomt. Maakt ze er een aanvraag of afspraak van, dan komt die bij ons in het CRM. Iemand van Ranto kan het gesprek lezen en overnemen.

Als je via een advertentie komt

Een link in een advertentie kan gegevens over de campagne bevatten, zoals de bron en de naam van de campagne (utm-gegevens) en een klik-code van Google of Meta (gclid, gbraid, wbraid of fbclid). Vul je daarna een formulier in, dan gaan die mee met je aanvraag. Zo zien we welke advertentie gesprekken en klanten oplevert. Gaf je toestemming voor de cookie van Meta, dan delen we ook iets met Meta; ziehoofdstuk 5.

Technische gegevens

• Je IP-adres. Het formulier gebruikt het om te voorkomen dat iemand er honderden berichten mee verstuurt. We slaan het adres niet zelf op, maar een onherkenbaar gemaakte versie ervan (een hash met een geheime sleutel).
• Hoe lang het invullen duurde, en een verstopt veld dat een mens niet ziet. Allebei om robots te herkennen.
• Gegevens van je browser en apparaat voor de controle van Cloudflare Turnstile op de pagina's met een formulier. Zie hoofdstuk 5.
• Serverlogboeken. Onze hostingpartij Vercel verwerkt bij elk bezoek onder meer je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina, om de site te leveren en te beveiligen.

Als je klant bent

• De gegevens van je bedrijf: naam, adres, KVK-nummer, btw-id, rekeningnummer, logo en contactgegevens.
• De accounts in het CRM: naam, e-mailadres, rol, een profielfoto als je die toevoegt, en wanneer iemand inlogt.
• Wat je ons aanlevert voor je website: teksten, foto's en gegevens over je werk.
• Offertes, facturen en betalingen van je abonnement.

4. Waarvoor we ze gebruiken

We gebruiken je gegevens alleen hiervoor. Per doel staat erbij waarom dat mag.

Je aanvraag voor een gratis ontwerp beantwoorden en het ontwerp maken

Je vraagt erom, dus we hebben je gegevens nodig om het te maken.

Je vraag of bericht beantwoorden

Je stelt ons een vraag, en die willen we kunnen beantwoorden.

Je website bouwen en onderhouden, het CRM leveren, je helpen en je abonnement factureren

Nodig om te doen wat we met je hebben afgesproken.

De administratie bewaren

Dat moet van de wet, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.

De vindbaarheidscheck doen en je daarover hooguit één keer benaderen

Je vraagt om de check, dus we hebben je gegevens nodig om hem te doen en je de uitkomst te laten zien.

Je vragen in de chat beantwoorden en er een aanvraag of afspraak van maken

Je stelt ons een vraag via de chat, en die willen we kunnen beantwoorden.

Spam en misbruik van de formulieren tegengaan

Zodat de site en het CRM goed blijven werken.

Zien welke advertentie gesprekken en klanten oplevert

Zodat we geen geld uitgeven aan advertenties die niets opleveren.

Meten met de pixel van Meta en de Conversions API

Alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Die kun je altijd weer intrekken.

We sturen je geen nieuwsbrief of reclame per mail. We verkopen je gegevens niet, en we nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

5. Cookies en meten

We tellen hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's ze bekijken, met Web Analytics van Vercel, onze hostingpartij. Dat werkt zonder cookies en zonder iets in je browser te bewaren. Vercel ziet welke pagina je opent, van welke site je komt, uit welk land en met wat voor apparaat en browser. Om je niet twee keer te tellen, maakt Vercel van je IP-adres en browser een onherkenbare code die na een dag niet meer bruikbaar is. We zien alleen totalen, nooit wie je bent, en we volgen je niet op andere sites.

De cookie van Meta, alleen als je dat goed vindt

We adverteren op Facebook en Instagram. Om te zien welke advertenties werken, gebruiken we de pixel van Meta, het bedrijf achter Facebook en Instagram. Daarvoor vragen we eerst je toestemming in een melding onderin het scherm. Pas als je op "Accepteren" klikt, laadt de pixel. Klik je op "Weigeren", dan gebeurt er niets en werkt de site precies hetzelfde.

Geef je toestemming, dan:

• zet Meta een cookie in je browser (_fbp, en _fbc als je via een advertentie kwam), en ziet Meta welke pagina's van ranto.nl je bekijkt;
• melden we het aan Meta als je een gratis ontwerp aanvraagt of de vindbaarheidscheck doet. Dat doen we vanuit je browser en vanaf onze server (de Conversions API van Meta). Je e-mailadres en telefoonnummer gaan daarbij alleen mee als onherkenbare code (een hash), samen met je IP-adres, het soort browser en de cookies van Meta. Meta gebruikt dat om te zien of je eerder een advertentie van ons zag. Wat je in het formulier schrijft, gaat niet naar Meta.

Je keuze bewaren we een half jaar in een eigen cookie (ranto_toestemming), zodat we het niet bij elke pagina opnieuw vragen. Van gedachten veranderd? Klik onderaan elke pagina op "Cookie-instellingen". Trek je je toestemming in, dan halen we de cookies van Meta weg en meten we niets meer.

Wat Meta zelf met deze gegevens doet, staat in het privacybeleid van Meta. Meta is daarvoor zelf verantwoordelijk, net als wij voor wat we met Meta delen.

Wat er verder in je browser staat

Bij de formulieren controleert Cloudflare of je geen robot bent. Daarvoor kijkt het naar technische gegevens van je browser, alleen om spam tegen te houden.

Kom je via een advertentie, dan onthoudt je browser de campagnegegevens uit de link (ziehoofdstuk 3) in dat ene tabblad, zodat ze bij een aanvraag mee kunnen, ook als je eerst nog andere pagina's bekijkt. Sluit je het tabblad, dan zijn ze weg.

Kom je via de link van iemand die Ranto aanraadt (met een partnercode, zoals ?ref=...), dan bewaart je browser die code 30 dagen, zodat we bij een aanvraag zien via wie je kwam.

Open je de chat met Nora, dan bewaart je browser een willekeurige code, zodat je gesprek niet kwijt is als je naar een andere pagina gaat. Die code zegt niets over wie je bent en we gebruiken hem nergens anders voor. Wis je de gegevens van je browser, dan is hij weg.

Gaan we later op een andere manier meten, bijvoorbeeld met Google, dan passen we deze verklaring eerst aan en vragen we vooraf je toestemming waar dat nodig is.

6. Met wie we gegevens delen

We werken met een paar bedrijven die gegevens voor ons verwerken. Ze krijgen alleen wat nodig is voor hun taak en mogen het nergens anders voor gebruiken.

Vercel

Hosting van ranto.nl en van het CRM, en het tellen van bezoekers zonder cookies (zie hoofdstuk 5). Het CRM en de formulieren van de site draaien op servers in Frankfurt, Duitsland.

Supabase

De database en de opslag van bestanden van het CRM, zoals aanvragen, offertes, facturen en foto's. De servers staan in Frankfurt, Duitsland: binnen de Europese Unie, waar de AVG geldt, net als in Nederland.

Cloudflare

De controle op robots (Turnstile) bij de formulieren.

Resend

Het versturen van e-mails uit het CRM, zoals offertes, facturen en de mail om in te loggen.

Google

Onze eigen mailbox (info@ranto.nl), en bij de vindbaarheidscheck het opzoeken van je bedrijf in Google Maps en het meten van de snelheid van je website.

Meta

Alleen als je de cookie van Meta accepteert: meten welke advertenties op Facebook en Instagram werken. Zie hoofdstuk 5.

Anthropic

Het taalmodel Claude achter Nora, onze digitale assistente in de chat. Je berichten gaan naar Anthropic om een antwoord te maken. Anthropic gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen.

Mollie

Het betalen van je abonnement met iDEAL of automatische incasso, zodra we daarmee werken.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet dat van ons vraagt, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

7. Gegevens buiten de EU

Vercel, Supabase, Cloudflare, Resend, Google, Meta en Anthropic zijn wel bedrijven van buiten de Europese Unie. Voor een deel van hun werk, zoals het versturen van een e-mail of het tonen van een pagina, kunnen gegevens ook buiten de Europese Unie worden verwerkt, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Dat mag alleen met de waarborgen die de AVG vraagt. Deze bedrijven zijn aangesloten bij het EU-VS-dataprivacykader, of hebben met hun klanten de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken, of allebei. Wil je weten welke waarborg bij welk bedrijf hoort? Mail ons, dan sturen we het je.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Concreet:

Een aanvraag of bericht waar geen samenwerking uit komt

Tot twee jaar na het laatste contact. Wil je dat we het eerder wissen, vraag het ons.

Een gesprek in de chat

Tot twee jaar na het laatste bericht, net als een aanvraag. Wil je dat we het eerder wissen, vraag het ons.

Gegevens van klanten

Zolang je klant bent. Daarna wissen we ze, behalve wat in de administratie hoort.

Administratie: facturen, betalingen en overeenkomsten

Zeven jaar, want dat vraagt de wet.

De teller tegen misbruik van de formulieren

Na een dag gewist.

Het onherkenbaar gemaakte IP-adres bij een aanvraag

Zolang de aanvraag zelf.

Campagnegegevens in je browser

Tot je het tabblad sluit.

De partnercode in je browser

30 dagen, of tot je de gegevens van je browser wist.

Serverlogboeken bij Vercel

Kort, volgens de termijnen van Vercel.

9. Gegevens in het CRM van een vakman

Een vakman die met Ranto werkt, zet in het CRM gegevens van zijn eigen klanten: aanvragen van zijn website, foto's die daarbij worden meegestuurd, offertes, facturen, afspraken en projecten. Voor die gegevens is de vakman verantwoordelijk. Ranto is alleen verwerker: we bewaren en verwerken ze in zijn opdracht, en gebruiken ze nergens anders voor.

• Daarover sluiten we met elke vakman een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 van de AVG vraagt.
• De gegevens van elk bedrijf staan strikt gescheiden van die van andere bedrijven. Een vakman ziet alleen zijn eigen klanten.
• Wij kijken niet in de gegevens van de klanten van een vakman, behalve als hij ons om hulp vraagt of als het nodig is om een storing of een beveiligingsprobleem op te lossen.
• Krijg je van een vakman een link naar een offerte, dan onthoudt die pagina de code op je eigen apparaat, zodat je hem niet elke keer opnieuw hoeft in te typen.

Ben je klant van zo'n vakman en wil je je gegevens inzien of laten wissen? Neem dan contact op met de vakman zelf. Komt je vraag bij ons binnen, dan sturen we hem naar hem door.

10. Hoe we gegevens beveiligen

• De site en het CRM werken alleen via een beveiligde verbinding (https).
• In de database mag elk account alleen bij de gegevens van zijn eigen bedrijf. Een test controleert bij elke wijziging dat een bedrijf niet bij de gegevens van een ander bedrijf kan.
• Foto's en bestanden staan per bedrijf apart, met dezelfde regels.
• IP-adressen slaan we alleen onherkenbaar gemaakt op.
• Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, kan bij de gegevens.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou.

11. Je rechten

Je hebt het recht om:

• te zien welke gegevens we van je hebben;
• gegevens te laten verbeteren als ze niet kloppen;
• gegevens te laten wissen;
• het gebruik van je gegevens te laten beperken;
• je gegevens mee te krijgen in een gangbaar bestand, om ze aan een ander te geven;
• bezwaar te maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Mail je verzoek naar info@ranto.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te laten zien dat het om jouw gegevens gaat, zodat we ze niet aan de verkeerde geven. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen we niet eerder wissen.

12. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We zoeken graag samen een oplossing. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurde. Zijn het grote wijzigingen, dan laten we het onze klanten ook per mail weten.